1. Resumen claro para el usuario

FEDEGUAYAS trata datos personales para permitir el registro de usuarios, inicio de sesión, vinculación de identificaciones, consulta de comprobantes electrónicos y descarga de archivos XML/PDF disponibles.

El portal registra información necesaria para seguridad y auditoría, como fecha y hora de acceso, IP, navegador utilizado, documentos consultados, archivos descargados y aceptación de documentos legales.

Si el usuario registra una empresa o RUC, también se pueden tratar datos de la persona asignada que gestiona el acceso al portal.

El titular puede ejercer sus derechos de acceso, rectificación, actualización, eliminación, oposición, portabilidad, limitación o revocatoria del consentimiento mediante los canales institucionales habilitados por FEDEGUAYAS.

2. Responsable del tratamiento

La Federación Deportiva del Guayas — FEDEGUAYAS es responsable del tratamiento de los datos personales tratados mediante el Portal de Documentos Electrónicos FEDEGUAYAS.

FEDEGUAYAS administra el portal y define las finalidades, medidas de seguridad y reglas de tratamiento de los datos personales vinculados a este servicio.

3. Alcance

Esta política aplica al uso del Portal de Documentos Electrónicos FEDEGUAYAS.

Aplica a usuarios registrados, personas naturales, clientes, proveedores que usen el portal, empresas o RUC, personas asignadas por empresas o RUC, usuarios que soliciten vinculación de identificaciones y usuarios que consulten o descarguen documentos electrónicos.

4. Datos que se recogen

4.1. Durante el registro

Durante el registro de cuenta, el portal puede solicitar tipo de identificación, cédula o RUC, nombres y apellidos, razón social, correo electrónico, teléfono, contraseña y datos de persona asignada cuando el registro sea con RUC.

Los datos de persona asignada pueden incluir nombres, apellidos, cargo, correo e identificación.

La contraseña no se almacena en texto claro. El portal utiliza mecanismos técnicos de protección para validar el acceso sin mostrar ni conservar la contraseña original de forma legible.

4.2. Durante el uso del portal

Durante el uso del portal, FEDEGUAYAS puede registrar fecha y hora de inicio de sesión, resultado del inicio de sesión, IP, navegador o UserAgent, usuario autenticado, identificaciones vinculadas, comprobantes consultados, archivos XML/PDF descargados, solicitudes de actualización desde almacenamiento, solicitudes de vinculación, eventos de auditoría y eventos de aceptación legal.

4.3. Durante solicitudes, reclamos o vinculación de identificaciones

Cuando el usuario presenta solicitudes, reclamos o pedidos de vinculación, el portal puede registrar identificación solicitada, datos de contacto, motivo o detalle de la solicitud, estado de la solicitud, respuesta administrativa, fecha de solicitud, fecha de resolución y usuario administrador que revisó la solicitud, si corresponde.

5. Finalidades del tratamiento

FEDEGUAYAS trata los datos personales para crear y administrar la cuenta del usuario, autenticar usuarios, recuperar contraseña, vincular identificaciones, consultar documentos electrónicos, descargar XML/PDF, registrar descargas, registrar aceptación legal, guardar evidencia legal de aceptación, proteger la seguridad del portal, prevenir accesos indebidos, mantener auditoría, atender solicitudes y cumplir obligaciones legales, tributarias, contables o administrativas.

6. Relación entre datos, finalidad, base de tratamiento y conservación referencial

7. Base de tratamiento

FEDEGUAYAS trata los datos personales con base en la aceptación informada de documentos legales, la gestión de la cuenta y del acceso al portal, el cumplimiento de obligaciones legales, tributarias, contables o administrativas, el interés legítimo para seguridad, auditoría, prevención de fraude y protección del portal, la atención de solicitudes o reclamos y la atención de requerimientos de autoridad.

No todos los tratamientos dependen exclusivamente del consentimiento. Algunos tratamientos son necesarios para operar la cuenta, proteger el portal, cumplir obligaciones legales o mantener evidencia de seguridad y auditoría.

8. Datos de empresas/RUC y persona asignada

Cuando una cuenta se registra con RUC o representa a una empresa, el portal solicita datos de la persona asignada para identificar quién gestiona el acceso.

Estos datos se usan para asociar la aceptación legal con la entidad, identificar a la persona que administra el acceso, mantener trazabilidad, revisar solicitudes o reclamos y proteger los documentos vinculados al RUC.

La aceptación legal queda asociada al usuario, al RUC, a la razón social y a la persona asignada registrada.

9. Evidencia legal de aceptación

Cuando el usuario acepta los Términos y Condiciones o la Política de Privacidad, el portal guarda evidencia de esa aceptación.

La evidencia puede incluir tipo de documento aceptado, versión del documento, título del documento, hash del contenido aceptado, fecha y hora de aceptación, IP, navegador o UserAgent, usuario, identificación o RUC, razón social, persona asignada cuando corresponda y origen de aceptación.

El hash permite demostrar que la aceptación corresponde a una versión específica del texto legal.

10. Consecuencias de no proporcionar datos o de proporcionar datos incorrectos

Si el usuario no proporciona los datos requeridos para el registro, autenticación, vinculación de identificaciones o aceptación legal, es posible que no pueda crear una cuenta, acceder al portal, consultar documentos electrónicos o descargar archivos XML/PDF.

Si el usuario proporciona datos incompletos, incorrectos o que no corresponden a su titularidad o autorización, FEDEGUAYAS podrá impedir, suspender o revisar el acceso, rechazar solicitudes de vinculación o solicitar información adicional para verificar la legitimidad del acceso.

11. Conservación de datos

FEDEGUAYAS conserva los datos durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades informadas.

Los datos de cuenta se conservan mientras la cuenta exista y durante el tiempo necesario para seguridad, auditoría, trazabilidad o defensa de derechos.

La evidencia de aceptación legal se conserva durante el tiempo necesario para demostrar qué documento fue aceptado, en qué versión, por qué usuario, en qué fecha y desde qué contexto técnico.

Los logs de acceso, descarga y seguridad se conservan durante el tiempo necesario para prevenir accesos indebidos, investigar incidentes, atender reclamos, realizar auditoría y proteger el portal.

Los datos relacionados con comprobantes y documentos electrónicos se conservan durante el tiempo necesario para consulta, trazabilidad, cumplimiento tributario, contable, administrativo o defensa de derechos.

Las solicitudes, reclamos y respuestas administrativas se conservan durante el tiempo necesario para su atención, seguimiento, trazabilidad y defensa de derechos.

Cuando ya no exista una finalidad válida de conservación, FEDEGUAYAS podrá eliminar, bloquear o anonimizar los datos.

12. Destinatarios o acceso a datos

Pueden acceder a los datos personales el usuario titular de la cuenta, administradores autorizados de FEDEGUAYAS, personal autorizado para soporte, auditoría o seguridad, proveedores tecnológicos necesarios para operar el portal y autoridades competentes cuando exista obligación legal.

FEDEGUAYAS no vende ni arrienda datos personales.

13. Encargados y proveedores tecnológicos

Para operar el portal, FEDEGUAYAS puede utilizar proveedores de tecnología, infraestructura, correo electrónico, almacenamiento, soporte, seguridad o servicios relacionados.

Estos proveedores solo deben tratar los datos necesarios para prestar el servicio correspondiente y deben aplicar medidas de confidencialidad y seguridad.

No se publican credenciales, rutas internas, claves, detalles de infraestructura ni configuraciones sensibles en el portal.

14. Transferencias internacionales

Si FEDEGUAYAS utiliza proveedores ubicados fuera de Ecuador, o servicios que impliquen almacenamiento, soporte o tratamiento de datos personales en otro país, FEDEGUAYAS deberá verificar que existan medidas legales, técnicas y organizativas adecuadas para proteger los datos personales.

Esta sección aplica únicamente si el servicio tecnológico usado por FEDEGUAYAS implica tratamiento internacional de datos.

15. Cookies y tecnologías similares

El portal utiliza cookies técnicas necesarias para permitir el inicio de sesión, mantener la sesión del usuario, proteger los formularios contra usos indebidos y reforzar la seguridad de la sesión.

Estas cookies son necesarias para el funcionamiento del portal.

El portal no declara el uso de cookies de analítica, publicidad o seguimiento comercial dentro de esta política.

Si FEDEGUAYAS incorpora cookies no esenciales en el futuro, deberá informar al usuario y habilitar los mecanismos que correspondan.

16. Seguridad de la información

FEDEGUAYAS aplica medidas de seguridad para proteger los datos personales y los documentos disponibles en el portal.

Estas medidas incluyen control de acceso por usuario y contraseña, roles y permisos, validación de pertenencia antes de mostrar o descargar documentos, protección de contraseñas, registro de accesos y descargas, restricciones administrativas, uso de canales seguros cuando el portal esté publicado en producción, respaldos y medidas de continuidad, monitoreo de eventos relevantes, gestión de incidentes y revisión de accesos autorizados.

El usuario también debe proteger sus credenciales y reportar cualquier sospecha de uso no autorizado.

17. Derechos del titular

El titular de datos personales puede ejercer los derechos de acceso, rectificación, actualización, eliminación o supresión, oposición, portabilidad, suspensión o limitación del tratamiento cuando corresponda y revocatoria del consentimiento cuando corresponda.

El ejercicio de estos derechos puede estar sujeto a obligaciones de conservación, cumplimiento legal, trazabilidad o defensa de derechos.

18. Cómo ejercer derechos

Para ejercer derechos, el titular puede enviar una solicitud a los canales institucionales habilitados por FEDEGUAYAS.

La solicitud debe incluir identificación del titular, derecho que desea ejercer, descripción clara de la solicitud, datos de contacto para recibir respuesta, información que permita verificar identidad y documento de representación si actúa por otra persona o entidad.

FEDEGUAYAS revisará la solicitud y responderá dentro del plazo legal aplicable.

19. Reclamaciones

Si el titular no está conforme con la respuesta recibida o considera que sus derechos no fueron atendidos, puede presentar una reclamación ante la autoridad competente en materia de protección de datos personales.

20. Cambios a esta política

FEDEGUAYAS puede actualizar esta política por cambios legales, técnicos, operativos o institucionales.

Cuando exista una nueva versión que requiera aceptación, el portal solicitará al usuario aceptarla antes de continuar usando el servicio.

21. Vigencia

Esta Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales versión 1.1 estará vigente desde su publicación en el Portal de Documentos Electrónicos FEDEGUAYAS.